La destrucción de documentos de archivo que han perdido vigencia o relevancia es importante porque disminuye la necesidad de espacios de almacenamiento y sus costes asociados. Por otra parte, impide que entes inescrupulosos tengan acceso a la información y perjudiquen a sus propietarios.
Antes de promulgarse la L.O.P.D. y de existir empresas profesionales dedicadas a la eliminación de la información sensible, las corporaciones se limitaban a lanzar el material confidencial entero o rasgado por la mitad. A lo sumo, se utilizaban pequeñas máquinas trituradoras de papel. En ningún caso, la destrucción era suficiente para garantizar el nivel de seguridad requerido.
Con respecto a los archivos electrónicos, mucha gente piensa que basta con emplear la tecla de borrado y posteriormente vaciar la papelera de reciclaje del ordenador; sin estar al tanto de que un técnico especializado en estas lides tiene la capacidad de recuperar los datos así eliminados. Es necesario seguir procedimientos más complejos que garanticen los resultados.
¿Cómo actúan las compañías del sector?
El procedimiento que siguen las firmas que prestan servicios de eliminación de datos, satisface la normativa legal e imposibilita la reconstitución de los mismos. Por lo general, incluye:
- Recolección del material: personal de la empresa en cuestión, debidamente identificado, busca los documentos y los traslada en vehículos especializados para el transporte de valores. Es común que estos camiones o furgonetas posean sistemas de geolocalización que permiten monitorizar el desplazamiento de principio a fin.
- Seguridad en la planta: los trabajadores requieren pasar a través de un sistema de control basado, por ejemplo, en el uso de lectores de huellas dactilares con objeto de impedir que alguien sin acceso autorizado pueda entrar. Los acreditados necesitan presentar certificado de penales y suscribir acuerdos de confidencialidad.
- Destrucción de la documentación: lo habitual es que unos trituradores industriales corten el material en trozos que contienen no más de cuatro letras. A continuación son mezclados con fragmentos de diversos clientes, haciendo imposible reconocer y reconstruir la información.
- Garantía: al cliente se le entrega después un documento que certifica la ejecución del trabajo y/o una cinta grabada in situ por medio de un circuito cerrado de televisión, si se dispone de este recurso.